Направления и курсы обучения Школы траблшутеров

При делегировании проблема может быть не только в руководителе, но и в подчинённых. Конечно, можно полагать, что все вокруг неправы и идиоты, но продуктивнее разобраться в сути причин и выстроить программу по устранению препятствий, возникающих у сотрудников.

Описывать, измерять и выпрямлять цепочки действий способны люди аналитического ума и железной выдержки. Лучшие 25 статей Олега Брагинского по теме «Процессы» на 195 страницах научат выстраивать деятельность без потерь и суеты. Награда – компания, тикающая как часы, даже в отпуске руководителя. Пригодится руководителям, бизнес-аналитикам и всем, кто налаживает работу компании. Разработаем детальную модель открытия магазина, разложим задачи слоями, как сельдь под шубой. Обуздаем беспредел календарём дел, нарисуем карту процессов, ускорим ипотечную заявку. Соберём прототип до запуска, отделим реинжиниринг от воровства, рассчитаем колл-центр формулами очередей. Исправим семь грехов стоматологии. Чтение займёт около 4 часов. Исключительно электронные экземпляры в PDF: бережём леса!

Проведём подготовительные мероприятия. Обсудим, как корректно составить повестку, определить перечень участников, подготовить материалы и необходимые ресурсы. Продуктивность обсуждения определится приготовлениями и составом группы: не зовите тех, без кого можно обойтись, откажите умничающим заседателям и узким экспертам – замучат деталями. Узнаем, как распределять задачи, ответственность между участниками, чтобы достичь целей.

Как и для успешной коммуникации, для эффективного участия в совещаниях необходимо прокачать навыки активного слушания, задавания вопросов, управления временем, участия в дискуссиях и разрешения конфликтов. Но и этого будет недостаточно. Важно ориентироваться в предмете обсуждения: не успеваете прочитать материалы заранее – мнение будет поверхностным, а вы – бледным. Обсуждайте вопросы с профессионалами – подскажут, чего не учли.

Когда в ходе обсуждения необходимо прийти к какому-то выводу, важно использовать методы и инструменты, обеспечивающие эффективный и конструктивный процесс принятия решений. Полезных правил множество. Например, завершив обсуждение – формулируйте тезис, голосуйте и запрещайте участникам воздерживаться. Кратчайшее расстояние между проблемой и решением – прямая, не отклоняйтесь от курса и добивайтесь резюмирования обсуждений.

Вмените в обязанность следить за временем, форматом и тактичностью. На встрече должен лидировать ответственный, а не старший. Но это не отменяет уважительного отношения к участникам. Озвучивайте регламенты и сами следуйте им неукоснительно: никаких исключений. Смартфоны лучше оставлять на рабочих местах, иначе будут беспокоить звонками и перепиской. Отвлеклись – завалили обсуждение. Совещание не ваша страсть – назначьте ответственных.

Одно из крайне полезных правил: говорить не более трёх минут – этого времени достаточно, чтобы высказаться по сложнейшему вопросу. Обсудим, как организовать продуктивные и целеустремлённые дискуссии. Узнаем, как задавать открытые вопросы и активно принимать участие в обсуждениях. Обоснованность позиции усилят: вспомогательные материалы, невербальная коммуникация, умение выступать перед аудиторией и навыки убеждения.

В ходе совещаний важно не только говорить и слушать, но и определённым образом фиксировать происходящее. Изучим методы и принципы составления протоколов: поговорим про основные элементы и уровень детализации, обсудим подготовку итогового документа и правила его распространения. Важно, чтобы все участники одинаково понимали результаты обсуждений и знали, что нужно делать. Обсудим поручения по результатам совещания и контроль исполнения.

После совещания можно выдохнуть, но это не значит, что работа завершена. Разберём методы оценки эффективности проведённых встреч и принципы разработки и реализации плана действий по улучшению процесса в будущем. Обсудим инструменты и подходы по контролю и улучшению эффективности рабочих встреч. Добьёмся внедрения намеченного, чтобы как можно реже срабатывало правило: «Не уложились во времени – сносим обсуждение на завтра».

Здорово, когда у каждого процесса и задачи есть ответственный и индикаторы, показывающие прогресс выполнения и сигнализирующие о возникших проблемах. Насколько широко тогда развернётся активность борцов за эффективность: заваливающиеся задачи подсвечиваются своевременно, нормативы выполнения операций измерены и связаны с системой мотивации, процессы обладают разными уровнями детализации и показателями успешности. С грамотными метриками эффективность под силу каждому.